張 靜

                      （陜西龍門鋼鐵有限責(zé)任公司檔案室  陜西 韓城 715405）

摘  要：在國家檔案局第8號令頒布后，如何進一步管理好企業(yè)文書檔案？本文先仔細分析新舊“規(guī)定”的異同，然后針對企業(yè)特點，提出了幾點具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理 文書檔案 歸檔范圍 保管期限

Archives in the justice of the scope and duration of the adjusted enterprise storage File Management

Zhang Jing

(Shaanxi Longmen Iron & Steel Croup,Inc Shaanxi Hancheng 715405)

Abstract: Decree No. 8 in the National Archives after the enactment of corporate documents on how to further manage files? This first detailed analysis of old and new "rule" of the similarities and differences, and for enterprises, we proposed several specific measures.

Keywords: File management;word files;archive areas;storage period

 

國家檔案局第8號令發(fā)布了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，這是我國檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重大改革，也是國家為了加強檔案館館藏資源建設(shè)的重要舉措，這項規(guī)定的實施對我國檔案事業(yè)的發(fā)展必將產(chǎn)生重大的影響。如何貫徹執(zhí)行好這一新規(guī)定，作為一名基層企業(yè)的檔案管理人員，就文書檔案歸檔范圍和保管期限調(diào)整后，如何管理好企業(yè)文書檔案談一些看法。

判斷文書材料是否屬于歸檔范圍，確定歸檔文書檔案的保管期限是整理工作的最基本的環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案管理人員要執(zhí)行好新“規(guī)定”首先要仔細比較舊文件材料歸檔范圍和保管期限的有關(guān)規(guī)定，找出異同，仔細分析。

 第一，新舊“規(guī)定”在形式上有所不同，新“規(guī)定”在舊“規(guī)定”的基礎(chǔ)上進行了高度概括，更精練易記。舊“規(guī)定”是1987年國家檔案局修訂1983年頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》。十幾年來，檔案工作部門一直執(zhí)行著這幾個業(yè)務(wù)文件，而新“規(guī)定”是將機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管合并成一個文件，這既減少了文件數(shù)量，也符合在歸檔時一并考慮保管期限的工作規(guī)律，主旨突出，互為補充，而且新“規(guī)定”正文由分點式改為條款式，表述簡潔，主題突出，便于各基層檔案工作者領(lǐng)會、識記。

 第二，新舊“規(guī)定”在內(nèi)容上有所不同，新“規(guī)定”更科學(xué)更便于鑒定。舊“規(guī)定”將文書的保管期限劃分為“永久”、“長期”、“短期”。而新“規(guī)定”將文書的保管期限修改為“永久”、“定期”，定期中再實行標(biāo)時制，分為30年和10年兩種，雖然從實質(zhì)上看保管期限仍分三個檔次，但永久保管期限之后的保管期限的上限從50年降為30年，從15年降為10年，這意味著檔案在檔案室的保管時間縮短，使檔案的庫房資源得到了很好的利用；同時，改變1-15年、16-50年的上下限劃分法，減少模糊判斷，便于鑒定處置。

 第三，新舊“規(guī)定”在范圍上有所不同，新“規(guī)定”是在舊“規(guī)定”基礎(chǔ)上的補充和完善，比舊“規(guī)定”更全面，更符合檔案事業(yè)的發(fā)展。歸檔使文件材料的基本屬性發(fā)生變化，使其具有檔案的屬性和使命，只有建立科學(xué)的歸檔制度，明確相對準(zhǔn)確的歸檔范圍，保證歸檔范圍的寬窄適度，才能確保檔案保管單位的質(zhì)量。新修訂的“機關(guān)文件材料的歸檔范圍”增加了對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等的歸檔要求，增加了反映重大活動的文件歸檔要求，充實了行政管理、執(zhí)法、紀律檢查、資產(chǎn)管理、產(chǎn)權(quán)關(guān)系和維護國家、企業(yè)、公民權(quán)益等方面的憑證性文件材料歸檔要求，體現(xiàn)了與時俱進的改革精神。新“規(guī)定”提升了本級、本機關(guān)文件的保管期限，對聯(lián)合辦會、辦文分“主辦”、“協(xié)辦”，確定不同的保管期限，突出了立檔單位的主體地位，有利于合理配置國家檔案資源，解決文件材料重復(fù)歸檔問題，新“規(guī)定”中作為“附件”的《文書檔案保管期限表》具體化了每一類文件材料的保管期限，操作性強，便于文件歸檔和鑒定。

 其次，企業(yè)文書檔案管理人員要在熟悉掌握修訂的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的基礎(chǔ)上從以下幾個方面嚴格執(zhí)行此“規(guī)定”。

第一，針對企業(yè)自身特點，檔案管理部門要對各二級單位

檔案收集人員進行有關(guān)“新規(guī)定”的宣傳和培訓(xùn)，具體指導(dǎo)其業(yè)務(wù)工作，使基層檔案管理人員進一步了解新“規(guī)定”，熟悉新舊“規(guī)定”的異同，充分認識新“規(guī)定”的進步意義，尊重和維護它在檔案工作中的行政規(guī)章地位，從源頭上明確工作方向，貫徹執(zhí)行新“規(guī)定”。

第二，企業(yè)檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)特點，制定出更加具體

的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，增強針對性，推進新“規(guī)定”的貫徹執(zhí)行。國家檔案局第八號令的發(fā)布針對的是全國檔案管理部門，如果各部門都用此標(biāo)準(zhǔn)來管理各類檔案就難以達到最佳效果。因此，要管理好檔案，企業(yè)檔案管理人員就必須在學(xué)習(xí)研究新“規(guī)定”的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的工作實際，與有關(guān)上級單位共同協(xié)商，制定出自己專用的、具體的檔案歸檔范圍和保管期限表。

    第三，企業(yè)檔案管理人員要注重學(xué)習(xí)，深入思考，在實踐中不斷提高認識水平，準(zhǔn)確掌握文件材料歸檔范圍和保管期限的方法。目前，許多企業(yè)檔案管理人員都缺少進一步學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、與同行交流，致使思想觀念和工作方法還比較傳統(tǒng)守舊，使檔案室退化成了資料存放的庫房，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)工作停滯不前，要改變這一不利局面，企業(yè)檔案管理人員就要提高職業(yè)修養(yǎng)，不斷加強學(xué)習(xí)，在企業(yè)內(nèi)部開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，利用收集、歸檔、整理的時機幫助所屬二級檔案機構(gòu)加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)、人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，共同理解和準(zhǔn)確執(zhí)行新“規(guī)定”，。

     第四，企業(yè)檔案管理人員還要有創(chuàng)新意識，開拓進取，不斷提升業(yè)務(wù)能力，仔細研究《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，充分利用本企業(yè)檔案庫藏，深度開發(fā)自己企業(yè)的文書檔案資源，積極鉆研，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為企業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。